직장인이라면 누구나 지켜야 할 "업무 절차"에 대하여

회사 뿐만 아니라

어느 조직에서나

지켜야 할 절차, 규칙 등이 있다.

 

 

 

 

 

절차라는 것은 어떤한 일을 진행하는

과정에서

부서간에, 부문간에

그리고 회사 사이에

서로 준수하도록 하는 일종의

약속인 것이다.

 

 

 

 

 

직업 전문화, 세분화가 진행됨에 따라

절자 또한 점점

더 디테일해지는

경향이 있다.

 

 

 

 

그럼 업무 절차는

보통 어떻게 

설명할 수 있을까?

 

 

 

 

1. 업무 파악

일을 시작하기 전에 어떤 작업을

수행해야 하는지

이해하는 것이 중요하다.

업무 범위, 목적, 요구 사항 등을

명확하게 파악해야 한다.

 

 

 

 

 

2. 자원 준비

업무를 수행하는 데 필요한 자원을 준비한다.

이는 인력, 장비, 도구, 소프트웨어 등을

포함할 수 있다.

 

 

 

 

3. 일정 계획

작업을 완료하기 위한 일정을 계획한다.

이는 시작일, 마감일, 중간 단계의 일정 등을

포함한다.

 

 

 

4. 업무 할당

작업을 수행할 담당자를 지정하고,

각자의 역할과 책임을 명확하게 정의한다.

 

 

 

 

 

5. 작업 수행

정해진 일정과 역할에 따라

각 담당자가 작업을 수행한다.

이 과정에서는 커뮤니케이션과 협력이 중요하다.

 

 

 

 

6. 모니터링과 통제

작업이 진행되는 동안 진행 상황을

지속적으로 모니터링하고,

문제가 발생하면 적절히 대응하여 통제한다.

 

 

 

 

7. 검토와 평가

작업이 완료된 후에는

결과물을 검토하고,

성과를 평가하여 개선할 점을 찾는다.

 

 

 

 

8. 보고 및 문서화

작업의 결과와 성과를

적절한 보고서나 문서로 정리하여

관련 이해당사자들에게 보고한다.

또한, 작업에 대한 경험과 배운 점을

문서화하여 향후 작업에 활용할 수 있도록 한다.

 

 

 

이러한 단계로 통상 업무 절차가

구성되며

업무가 진행되는 동안,

그리고 업무가 완료된 이후

절차상의 문제나 보완점들을 파악하여

개선 또는 갱신해간다.

 

 

 

 

그럼 이러한 업무 절차를 계획하고

작성한는 역할은 누가 맡게되는 걸까?

 

 

 

 

업무 절차를 계획하고 작성하는 역할은

일반적으로 조직 내에서

업무를 관리하거나 해당 프로젝트를 주도하는

담당자나 팀에게 맡겨진다

 

 

 

 

 

1. 프로젝트 매니저 또는 리더

 

프로젝트 매니저는 전체 프로젝트를

계획하고 관리하는 역할을 맡는다.

이는 업무 절차를 설계하고

문서화하는 것 또한 포함된다.

프로젝트 매니저는

프로젝트의 목표와 범위를 이해하고,

팀원들에게 할당된 업무와 역할을 결정한다.

그들은 또한 프로젝트의 일정,

예산, 리스크 관리 등에 대한 책임을 지며,

업무 절차를 수립하여 팀원들에게 명확히 전달한다

 

 

 

 

2. 프로젝트 팀원

 

프로젝트 팀원들은

프로젝트 매니저나 리더가

수립한 업무 절차를 따라

작업을 수행한다.

그들은 업무 절차에 따라

자신의 역할과 책임을 이행하고,

작업의 진행 상황을 주기적으로 보고하며 협력한다.

 

 

 

3. 전문가 또는 컨설턴트

 

대규모 프로젝트나 특정한 도메인에서는

전문가나 컨설턴트의 참여가 필요할 수 있다.

이들은 자신의 전문 지식과 경험을 바탕으로

업무 절차를 수립하고,

최적화하는 데 도움을 줄 수 있다.

 

 

 

4. 스테이크홀더

프로젝트의 스테이크홀더들은

프로젝트에 영향을 미치는 이해당사자들로,

프로젝트의 성공에 관심이 있는 사람들을 말한다.

이들은 업무 절차의 개발과 관련하여 의견을 제시하고,

필요한 정보를 제공하며,

프로젝트의 진행 상황을 모니터링한다.

 

 

 

사람이 바뀌어도 절차가 제대로 되어 있다면

프로젝트가 실패할 확률은 매우 적다고 한다.

 

 

 

 

그렇다면 실패 확률을 줄일 수 있는

업무 절차는 어떻게 세우는 것이 좋을까?

 

 

 

1. 목표 설정과 명확한 기대치 설정

 

업무 시작 전 명확한 목표와 기대치를 설정해야 한다.

이를 통해 모든 팀원이 일의 방향을 이해하고

향해갈 목표를 공유할 수 있다.

목표는 현실적이고 구체적이어야 하며,

성과를 측정할 수 있는 지표와 함께 정의되어야 한다.

 

 

 

 

 

 

2. 리스크 평가와 관리

 

업무를 시작하기 전에

가능한 리스크를 식별하고,

그에 대한 계획을 수립하여

대응해야 한다.

각각의 리스크에 대해

올바른 우선순위를 매기고,

필요한 조치를 취하여 리스크를 관리한다.

 

 

 

 

3. 적절한 자원 할당

 

업무를 수행하는 데

필요한 자원을 적절히 할당하는 것이 중요하다.

이는 인력, 장비, 자금 등을 포함한다.

부족한 자원은 업무의 진행을 방해할 수 있으므로,

초기에 충분한 자원을 확보하는 것이 중요하다.

 

 

 

 

4. 효율적인 커뮤니케이션

 

업무 수행 중에는

효율적인 커뮤니케이션이 매우 중요하다.

팀 간의 정보 공유와 의사 결정을 위한

열린 커뮤니케이션을 유지함으로써

오해와 혼란을 줄일 수 있다.

 

 

 

 

5. 지속적인 모니터링과 개선

 

업무가 진행되는 동안

진행 상황을 지속적으로 모니터링하고,

문제가 발생하면 즉각적으로 대응한다.

또한, 업무를 수행하는 과정에서 발견된

개선점을 적극적으로 반영하여

효율성을 향상시킨다.

 

 

 

 

6. 피드백 수렴과 학습

 

업무가 완료된 후에는

팀원들 간의 피드백을 수렴하고,

작업을 평가하여 배운 점을 도출한다.

이를 통해 향후 비슷한 상황에서는

같은 실수를 반복하지 않고

더 나은 방향으로 나아갈 수 있다.