40대 직장인이 읽고 감탄한 김수지 작가의 "어느 날, 글쓰기가 쉬워졌다."에서 회사 보고서 잘 쓰는 법

김수지 작가의

'어느 날, 글쓰기가 쉬워졌다'에서는

 회사 보고서에 대한

글쓰기 방법도 소개한다.

 

 

 

이 글을 보면서도

역시 이 책 고르길 잘했군 하며

스스로에게 칭찬(?)을 했다.

 

 

 

 

 업무를 하다 보면

회사보고서 작성으로

어려움을 겪게 된다.

 

 

 

어떨 땐

다들 아는 내용인데,

굳이 또 보고서로 작성을 해야 되나?

싶을 때도 있다.

 

 

 

 

회사는 보고에서 보고로

끝난다는 말.

 

 

 

 

정말 공감 많이 한다.

 

 

 

 

김수지 작가는 이 책에서

'보고서는 이것만 기억하면 됩니다'

라며

일타 강사의

제목으로 나를 홀렸다.

 

 

 

 

 

보고서를 쓸 때는 내용도 중요하지만

형식을 놓쳐서는 안 된다.

 

 

 

 

 

형식에 중점을 두는 이유는

결국 내용을 잘 전달하기 위해서다.

 

 

 

 

 

 

보고서를 작성할 때는 은유나 비유 같은

문학적인 수사는 최대한 자제하고

명확한 내용 전달에 중점을 두어야 한다.

 

 

 

 

 

문제분석과 원인파악, 그리고 해결책 제시에

집중한다.

 

 

 

 

 

또 핵심 내용이 한눈에 들어올 수 있도록

단문을 사용하고 두괄식으로 구성해야 한다.

 

 

 

 

김수지 작가가 방송국에서 일할 당시

상사와 대화 도중 갑작스럽게

보고서로 작성해오라는

에피소드를 예로 들어

소개한다.

 

 

 

 

'그래? 방금 말한 거 있잖아. 

그거 조금만 더 디벨롭해서 보고서로 써와'

 

 

 

 

와우~~

이 부분은 직장인들이라면

소름 돕게 들어봤을 법한

멘트 아닌가!? ㅋㅋ

 

 

 

 

'너무 열심히 쓰진 말고, 방금 말한 거랑

몇 개 더 넣어서 간단하게 써봐, 알았지?, 간단하게!'

 

 

 

 

나도 회사에서 회의 중 임원과 대화 내용에서

이런 식으로

보고서 작성을 요청받은 적이 많다.

 

 

 

이런 멘트는 내가 아내에게

'자기야, 점심에 간단하게 잔치국수 먹자, 간단하게'

라는 말과 동의어가 아닌가 싶다.

(물론 나도 잔치국수가 절대 간단하게 준비되는 음식이

아니라는 걸 잘 알고 있다.)

 

 

 

 

 

 

책에서는

보고서의 형식 3원칙과

보고서 내용 4원칙

에 대해 설명을 한다.

 

 

 

 

회사보고서 형식원식의 3원칙

 

 

 

형식원칙 1. 한 장 짜리 요약문은 필수다.

 

보고서의 독자는 부장님이나 사장님으로 특정되어 있다.

독자의 바쁜 일상을 배려해 요약문만 읽어도 보고서의

전체 맥락을 파악할 수 있도록 하는 것이 두루두루 좋은 일이다.

요약문 첫 줄에 보고서의 핵심 주장을 로그라인처럼

제시하면 요점을 더 분명하게 전달할 수 있다.

 

 

 

 

 

 

 

형식원칙 2. 구성은 두괄식으로.

 

중요한 내용을 먼저 써야 한다. 

대부분의 정보 글이 그러하듯 핵심 내용을 소중하게

아껴놨다가 마지막에 보여주는 것은 금물이다.

 

 

 

 

형식원칙 3. 문장은 한 줄 이내로.

 

정보 글에서 따라야 할 문자의 원칙은

바로 '한 줄을 넘기지 않는다'이다.

 

'한글' 기본환경 기준 한 줄 이내로 쓰려고

의식적인 노력을 기울여야 한다.

문장이 길면 생각이 꼬이기 쉽고, 독자들 또한

저자의 생각을 놓치기 쉽다.

 

 

 

 

회사보고서 내용의 4원칙

 

내용 원칙 1. 고객의 입맛에 맞춰 구성할 것.

 

보고서의 독자는 여러분의 생사여탈권을 손에

쥐고 있는 부장님, 사장님이다.

독자의 욕구를 감지하고

그에 부응하는 글을 쓰는 것이 마땅하다.

 

독자의 성미가 급한 편이라면,

글자크기나 색깔을 다르게 해서

해결책과 결론이 한눈에 들어오도록 한다.

 

반면 꼼꼼하고 치밀한 성격의 독자라면

분명한 출처와 정확한 데이터 값을 보여줘야 한다.

 

 

 

 

내용 원칙 2. 스토리텔링식 개요 짜기

 

가장 효과적인 스토리텔링 방법은

부장님이 던질 네 가지 예상 질문에 답하기이다.

 

뭐가 문젠데?

(현황 파악과 원인 분석)

 

그래서, 어떻게 해야 하는데?

(해결책은 최소 두 가지 마련하고 중요도 순으로 작성)

 

왜?

(왜 이 해결책이 최선인지 근거 제시)

 

근데 너무 ~한 거 아냐?

(해결책이 가진 약점과 이에 대한 대비책)

 

안 하면 어떻게 되는데?(번외 질문)

(최악의 시나리오 예상, 실례를 들어줌)

 

 

 

 

내용 원칙 3. 철저한 자료 조사

 

논리로 설득을 하기 위해 해결책을 뒷받침할 수 있는

근거를 최대한 많이 찾는다.

신문기사나 보도문의 가공된 자료를 발췌하지 말고,

통계청 사이트에서 원자료를 찾아 인용하는 것이

신뢰도를 크게 높일 수 있다.

 

 

 

 

내용 원칙 4. 세 가지 퇴고 질문에 답하기

 

부장님의 예상 질문에 답하는 식으로 내용 점검하기.

 

'이게 말이 돼?'

(보고서의 논리가 잘 잡혀 있는지)

 

'숫자 확실해?'

(근거로 활용된 데이터의 숫자 및 출처 명기 확인)

 

 

'글쓰기 공부 안 했어?'

(문법적 오류, 오탈자, 주어와 서술어 관계, 추상적인 개념어 삭제 등)

 

 

 

 

 

40대 직장인으로서

이 챕터도

구성과 예문, 표현에

절대 공감을 많이 하면서

읽은 부분이라

2번에 나누어 포스팅을 하게 됐다.

 

 

 

 

회사보고서를 써야 하는 직군들의

필독서라 추천하는

김수지 작가의

'어느 날, 글쓰기가 쉬워졌다.'

 

 

 

 

꼭 한번 읽어보세요.